Təşkilatlar arasında elektron sənəd mübadiləsi: necə işləyir?

Elektron sənədlərin idarə edilməsi (EDI) virtual imzalar ilə elektron sənədlərin istifadəsinə əsaslanan informasiya mübadiləsinin sürətli bir yoldur. Tezliklə dünyanın inkişaf etmiş ölkələrində dərhal biznes üçün effektiv vasitə kimi tanınmışdır.

Essence

Təşkilatlar arasında elektron sənəd mübadiləsi sənədlərin yaradılması, emalı, göndərilməsi, köçürülməsi, qəbul edilməsi, saxlanması, istifadə edilməsi və məhv edilməsi üçün bir sıra proseslərdən ibarətdir. Bütün bu proseslər bütövlüyün yoxlanılmasından və sənədlərin alınması faktı təsdiq edildikdən sonra həyata keçirilir.

Hüquqi şəxslər arasında sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi qaydaları tərəflərin razılığı ilə həyata keçirilir. Məlumat telekommunikasiya vasitələrinin köməyi ilə mübadilə edilir və sənədlər elektron mühitdə saxlanılır. Mühasibat uçotu məlumatlarının saxlanması müddəti qanunvericilik səviyyəsində müəyyənləşdirilən müddətdən çox olmamalıdır.

Təşkilatlar, iştirakçıların imza ilə formal və qeyri-rəsmi sənədləri özləri arasına ala bilərlər. Biznes sahəsində bu ola bilər: borclar, müqavilələr, fakturalar, müqavilələr, sazişlər, sifarişlər, bildirişlər, etibarnamələr və s. İnformasiya mətn, masa və qrafik şəklində ötürülə bilər.

EDİ-nin həyata keçirilməsinin məqsədi

EDİ-nin tətbiqi üçün ön şərt ola bilər:

• Gündəlik işlərin azaldılması;
• Sənədlərin itirilməsinin azaldılması;
• "Şəffaf" sənədlərlə işləyir;
• Performans intizamının artırılması - göstərilən tarixlərdə sənədlərin verilməsi və s.

Kəmiyyət məqsədlər arasında aşağıdakı kimi təsvir edilə bilər:

• Sənədin işlənməsi üçün vaxtın azaldılması 10 dəfə.
• Ofisə iki dəfə xərclərin azaldılması.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd mübadiləsi: necə işləyir

Daxili qanunvericiliyə əsasən, təşkilatların elektron sənəd dövriyyəsi iki tərəfin razılığı ilə aparılır. Məlumatların mübadiləsi üçün bütün iştirakçıların bir operatorun avadanlıqlarına qoşulması zəruridir. Bundan sonra istifadəçi qarşı tərəflərin siyahısına əlavə etmək üçün müraciət göndərməlidir. Tələbi təsdiq etdikdən sonra, sistem üzvləri məlumatları mübadiləsi edə bilərlər.

EDM modulunun aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirməsi lazımdır:

• Müqavim tərəfləri məlumatları bölüşməyə dəvət edin.
• Ünvan kitabını yaradın.
• Mühasibat proqram təminatı, məsələn, 1C ilə inteqrasiya olun.
• Sənədləri imzalayın və şifreləyin.
• Yazışmaların strukturlaşdırılması.
• Məktubların vəziyyətini izləyin.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi sertifikatların köməyi ilə həyata keçirilir. Serverə qoşulma və autentifikasiya şəxsi rəqəmli sertifikatla həyata keçirilir. EDS sistemin hər istifadəçisinə verilir, elektronik Token mediasında saxlanılır və PIN kodu ilə qorunur. İstifadəçi fərdi kabinetə girişini, şifrəsini daxil etməlidir. Yalnız bundan sonra onun sənədlərinə çıxacaq.

Mübadilə prosesinin təşkili sistemə bağlı təşkilatın hər hansı bir əməkdaşı ola bilər. Sənəd bir qarşı tərəfə göndərməzdən əvvəl, bu, EDS-də imzalanmalıdır. Bu əməliyyat "Kriptopro" proqramı ilə həyata keçirilir. Sənəd EDO vasitəsilə göndərilir. Bir qarşı tərəfin əməkdaşı yeni sənədin alınması haqqında bildiriş alır. O, qəbul etsə, onda EDS də qoyur. Sənəddə dəyişiklik etmək istəyirsinizsə, yeni bir elektron versiya yaradılır. Redaktə edildikdə, bütün dəyişikliklər EDS köməyi ilə qeyd edilməlidir. Sonra sənəd qarşı tərəfə göndərilir. Lazım olsa, məlumatların elektron şəkildə razılaşdırılması həyata keçirilir.

Düzəlişləri bir dəfə daha etmək lazımdırsa, bütün prosedur yenidən təkrarlanır. Yeni versiya haqqında heç bir şikayət yoxdursa, sənəd hörmətlidir. Son nümunə iki EDS tərəfindən imzalanmışdır. Sənədin bütün versiyaları serverdə saxlanılır və izləmək üçün mövcuddur. Nümunə fəaliyyət göstərən status verildikdən sonra sənədin dəyişdirilməsi mümkün olmayacaqdır. Mənfi müqavilələr "Ləğv edilən" statusu verilir. Bu təşkilatlar arasında elektron sənədlərin idarə edilməsi necədir.

Avadanlıqlar

Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi üçün nə lazımdır? Birincisi, məlumat mübadiləsi üçün telekommunikasiya operatorunu seçmək və xüsusi proqram təminatı quraşdırmaq lazımdır. İkincisi, təşkilat elektron yazışmalar aparmaq niyyətində olan hər bir podratçı ilə "Elektron sənədlərin mübadiləsi haqqında saziş" bağlamaq lazımdır.

Bütün sənədlərin saxlanılacağı bir EDI server qurmaq da lazımdır. Bu müştəri avadanlıqları və ya bulud saxlama ola bilər. Xarici sistem məlumatlarına çıxış təşkilatın işçilərinin avadanlıqlarına quraşdırılmış ərizə vasitəsilə həyata keçirilir. Kompüterlərin serverlə qarşılıqlı əlaqəsi HTTP vasitəsilə əlavə şifrələmə SSL 128 ilə həyata keçirilir. Sənədlərə çıxış yalnız ərizə interfeysi və identifikasiyasıdan sonra verilir.

EDO Layihəsi

Proses avtomatlaşdırılması layihəsi bir neçə aydan bir neçə ilədək davam edə bilər. Müddəti birbaşa avtomatlaşdırılmalı olan proseslərin sayından, təşkilatın resurs və maliyyə imkanlarından asılıdır. EDİ-nin tətbiqinin qısa bir xülasəsi belədir:

• Bir iş qrupu yaradın.
• Layihənin məqsədləri, şərtləri və büdcəsinin formalaşdırılması.
• Mövcud proseslərin araşdırılması.
• Vəzifələri inkişaf etdirin.
• EDI sisteminin axıdılması.
• SED-in tətbiqi üçün müqavilənin imzalanması.
• İş planının təsdiqi.
• Dizayn kataloqlarını doldurun.
• Kadr hazırlığı.
• İlkin sınaqların aparılması.
• SED-in tətbiqi haqqında sərəncamın nəşri.
• Proqram və iş prosedurlarının tamamlanması.
• Pilot layihənin başlanması.
• EDI-yə tam miqyaslı keçid.

EDİ tətbiqi səhvləri

Sənədlərin avtomatlaşdırılması prosesində kağız daşıyıcı qanunla tələb olunan proseslərə xüsusi diqqət yetirilməlidir. Bir kağız sənədini elektron şəkildə çoğaltılamazsınız. Bu, iş prosesini əhəmiyyətli dərəcədə yavaşlatır və bütövlükdə avtomatlaşdırma prosesinə mənfi münasibət verir. Heç kəs ikili iş üçün ödəmir.

Tətbiq prosesində sənədlərlə işləmək, kadr hazırlamaq üçün yeni prosedur hazırlamaq lazımdır və yalnız sonra tam həyata keçirilməlidir. Bunu yalnız işçilərə yeni texnologiyalardan istifadə faydaları gətirməklə nail ola bilərsiniz.

Başqa bir məşhur səhv SED üçün tələblərin hazırlanmasından ibarətdir. İstifadəçilər qeyri-konfiqurasiya edilmiş bir sistemdə işləməli olduqda, EDO prosesi təşkilatda qəbul ediləndən fərqlənir.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd mübadiləsi: müsbət və eksiklikler

Üstünlükləri:

• Orijinal sənədləri poçtla göndərmə xərclərinin azaldılması.
• Sənədlərin saxlanması üçün yer ayırın. Elektron olaraq saxlanılır.
• Istifadə rahatlığı. Sənəd bir iş istasyonundan göndərilir. Sənəd üçün sürətli axtarış vəziyyəti (göndərilən, qəbul edilmiş, alınmış və s.) Ilə həyata keçirilir.
• Anında çatdırılma. Bütün göndərilən məlumat bir neçə saniyə ərzində ünvana çatır.
• Sənəd, sistemdə saxlanmanın bitməsinə qədər itirə bilməz.

Dezavantajları:

• Avadanlıqdan istifadə etmək üçün çox pula xərclənən lisenziyanı almaq lazımdır.
• Data mübadiləsi ən çox təkcə eyni sistemdəki iştirakçılar arasında mümkündür.
• 1C-də və ya hər hansı digər proqramın köməyi ilə təşkilatların elektron sənəd dövriyyəsi əvvəllər istifadə edilən sxemdən fərqlənir. Yeni alqoritm tətbiqi ilə bütün işçilər işin aparılması ilə bağlı suallar verəcəklər.
• Texniki avadanlıq. Təşkilatın EDİ-ni tətbiq etməzdən əvvəl yeni sistemin idarə edilməsi üçün avadanlığın alınması və işçilərinin hazırlanması lazımdır.
• EDO, etibarlılığı 1 il olan EDS köməyi ilə həyata keçirilir. Sertifikatları vaxtında izləmək və yeniləmək lazımdır. Həmçinin, vergi ilə bağlı problemlərdən qaçmaq üçün qarşı tərəfin sertifikatlarının qüvvədə olma müddətini nəzarət etmək lazımdır.

Hüquqi tənzimləmə

Hansı normativ aktlar təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsini tənzimləyir? Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi 63 saylı "Elektron imza haqqında" Federal qanunu daxil edir, sənədləri Federal Vergi Xidmətinə təqdim etmək qaydaları Maliyyə Nazirliyinin MMV-7-2 / 168 saylı əmrində nəzərdə tutulur. Üzv təşkilatlar arasında EDO Maliyyə Nazirliyinin 50n saylı əmri əsasında həyata keçirilir. Birincil mühasibat sənədlərinin elektron formada mübadiləsi qaydaları MMV-7-6 / 36 @ Federal Vergi Xidmətinin sifarişi ilə təyin edilir. Bütün EDO operatorları fəaliyyət prosesində Federal Vergilər Xidmətinin MMV-7-6 / 253 @ əmri ilə rəhbər olmalıdır.

VLSI

VLSI təşkilatlarının elektron sənəd mübadiləsi müştərilərə belə üstünlükləri verir:

• Rusiya Federasiyasının ərazisində qeydiyyatdan keçmiş hər hansı bir təşkilat üçün sənəd göndərin. Müqavimətçi VLSI sisteminin üzvü deyilsə, şirkətin əməkdaşı sadəcə təşkilatın nümayəndəsi ilə əlaqə saxlayacaq və e-poçt ünvanına sistemə qoşulmaq üçün dəvətnamə göndərəcəkdir. Tələbi təsdiqlədikdən dərhal sonra iştirakçılar arasında informasiya mübadiləsi vasitəçilərsiz həyata keçiriləcəkdir.
• Proqramı kompüterinizə yükləməyə ehtiyac yoxdur. Brauzerin müasir versiyasına və İnternetə çıxışına kifayətdir.
• Məlumatlarla işləmək üçün xüsusi bir proqrama ehtiyac yoxdur. Hesabat başlanğıcda üçüncü tərəf proqramlarında hazırlanırsa, məsələn, 1C, məlumatların VLSI sistemi ilə inteqrasiyasını konfiqurasiya edə bilərsiniz.
• Nümunə sənəd forması yüklənmir. Mətn, masa faylları, şəkillər və s. Göndərə bilərsiniz.

SKB "Kontur"

Rusiyadakı ilk proqram təminatının biri də avadanlıqların təchizatı ilə məşğul olur ki, bununla da təşkilatların elektron sənəd dövriyyəsi həyata keçirilir. "Kontur" Elektron sənədlərin mübadiləsi vasitəsilə Dyadok sistemini inkişaf etdirmişdir. Sistemin xüsusiyyətləri, xaricdə məlumatların əldə oluna bilməsi. Xüsusilə bu məqsədlə şirkət rouminq tariflərini inkişaf etdirmişdir. İsterseniz, məlumatları API vasitəsilə mono əldə edin.

Lazım nədir?

EDİ'yi birləşdirmək üçün bir təşkilatın satın alması lazımdır:

• Lisenziyalı proqram;
• Server;
• Avadanlıqların təkmilləşdirilməsi aparmaq;
• Train heyəti;
• Daxili tətbiqlərlə işləmək üçün ERMS-ni konfiqurasiya etmək və inteqrasiya etmək.

Təşkilat arasında elektron sənəd dövriyyəsini birləşdirmək üçün belə investisiyaların həyata keçirilməsinə ehtiyac varmı? Texniki dəstək məsləhətləşməsinə daxil olmaq, SED və proqram təminatının yenilənməsi - investisiya ikinci mərhələsi. Bu xərclər aylıq ödənilməlidir.

Nəticə

Kağız sənəd mübadiləsi elektron sənəd ilə əvəz edilmişdir. Bu, proseslərin aparılması üçün təşkilatın xərclərini azaldır, eyni zamanda biznesin səmərəliliyini artırır. EDİ-nin müvəffəqiyyətli bir şəkildə fəaliyyət göstərməsi üçün sistemin həyata keçirilməsinin məqsədlərini açıq şəkildə formalaşdırmaq və avadanlığın düzgün qurulması lazımdır.