Sənədlərin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması. Sənədlərin standartlaşdırılması və standartlaşdırılmasının inkişafı

Elmi və texnoloji inkişaf və mülkiyyətin bir çox formalarının ortaya çıxması ticarət, iqtisadi və sosial-mədəni əlaqələrin genişlənməsinə gətirib çıxardı. Cəmiyyətdə kəskin şəkildə intensiv proseslər idarəetmə əlaqələrinin tam işləməsi üçün zəruri olan informasiya axınlarının həcminin artmasına təsir göstərmişdir.

Sənədlərin birləşdirilməsi nədir?

Hərəkət və sahədən asılı olmayaraq: dövlət fəaliyyəti və ya sənaye, təhsil və ya səhiyyə - sənədlərin əl ilə birləşdirilməsi və standartlaşdırma tədricən arxa plana salındı. Ötən əsrin əvvəlindən başlayaraq, onların sistemləşdirilməsinə dair məlumatların tədqiqi tədricən mexanizmdən mexanizmə, sonra avtomatlaşdırılmış vəziyyətə keçdi.

Beləliklə, sənədlərin idarə edilməsinin rasionallaşdırılması həyata keçirilmişdir. "Sənədlərin standartlaşdırılması və standartlaşdırılması" anlayışı bu mərhələdə doğulmuşdur. Lakin, sənədlərin idarə edilməsi və məlumatların emalının bütün mərhələlərində eyni problem yaranıb. Xaosun avtomatlaşdırılmasına gətirib çıxarmaq mümkün deyil, çünki bu proses əvvəllər sənədlərin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılmasından əvvəl olmalıdır. Başqa sözlə, sənədləri düzəltməklə onların emal və istifadəsinə davam edə bilərsiniz.

Birləşmənin məqsədi və vəzifələri

Rəsmi idarəetmə, iqtisadi və digər fəaliyyətlərin optimallaşdırılmasında əsas məqamlar sənədlərin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılmasıdır. Bu konsepsiyanı qısa şəkildə izah etmək, iş akışını ortaq forma formasına, vahid bir sistemə gətirə bilər. Bu proses hər hansı sənədlərin birbaşa tərtib edilməsində böyük təsir göstərir. Sənədlərin standartlaşdırılması və birləşdirilməsi prinsipləri aşağıdakılardır:

1. Formaların vahid tipləşdirilməsi.
2. Eyni idarəetmə qərarlarının qəbulu zamanı yaranan məlumatların emalı üçün eyni tələbləri müəyyənləşdirmək.
3. Materialların tərtib edilməsi və dizaynı üçün müxtəlif təbiət xərclərinin əhəmiyyətli dərəcədə azaldılması.
4. Sənaye və fəaliyyətlərdən asılı olmayaraq bir çox vahid məlumat bazalarının uyğunluğu.

Birləşdirilmiş sənəd dövriyyəsinin funksiyaları

Bir təşkilatın, müəssisənin və ya ölkənin idarə edilməsində və idarə olunmasında hər hansı bir fəaliyyət, hər bir element bir və ya bir funksiyaya çevrildiyi bir sistemdir. Onların arasında ümumi (və ya tipik) var - hər hansı bir təşkilatın fəaliyyətinə xas olan məsələlər: təşkilati, inzibati, icra, planlaşdırma, mühasibat və s. Eyni zamanda fərdi təşkilatların fəaliyyəti də xüsusi funksiyaları daşıyır. Məsələn, təhsil fəaliyyətinin həyata keçirilməsinə əsaslanan vəzifələr və vəzifələr yalnız bu sahənin subyektləri üçün xarakterikdir.

Sənədlər sistemi nədir

İdarəetmə sənədlərinin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması onların münasibətləri əsasında formalaşan materiallar sistemidir:

• Çıxış əlamətləri;
• Hedef;
• Sənaye;
• Tür;
• Kompilyasiya üçün tələblər.

Birləşdirilmiş sistemdə sənədlər hansılardır?

Sistem sənədləri ümumi məqsəd və sənayelə xüsusi ola bilər. Birinci növbəyə gəldikdə, burada suallar olmamalıdır. Filial sistemləri müəssisənin və ya təşkilatın fəaliyyətinin spesifikliyini əks etdirən sənəd dövriyyəsini daşıyır. Məsələn, gömrük sənədlərinin standartlaşdırılması və birləşdirilməsi ixrac olunan, idxal olunan malların dövlət sərhədində yoxlanılması və keçirilməsi prosedurlarını tənzimləyən materiallardan ibarətdir.

Hər iki sistemin sənədləri - funksional və sektoral bir-birinə aid olan materiallar bir-birinə necə bağlıdır və bir çox faktordan asılıdır. Xüsusilə, onların əhəmiyyəti təşkilatın fəaliyyətinin təbiəti ilə müəyyən edilir. Bundan əlavə, idarəetmə sənədlərinin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması həmişə təşkilati, icra və ya inzibati fəaliyyət haqqında müddəaların yaradılmasını nəzərdə tutmur. Eyni zamanda, dövlət qurumlarının, müəssisələrin, vahidlərin və vəzifəli şəxslərin rəhbərliyinin, idarəetməsinin, qarşılıqlı təsirinin və tənzimlənməsinin əsas məqamlarını ehtiva edən təşkilati və inzibati planın sənədləşdirilməsi sektoral və funksional strukturlara əsaslanır.

Birləşmə və standartlaşdırmanın əsas mərhələləri

Xarici ticarət sənədlərinin standartlaşdırılmasına və birləşməsinə dair problemlər tez-tez təşkilati və inzibati sənədlərin bir hissəsinin gecikdirilməsi nəticəsində yaranır və bu sistemlər üçün hüquqi yardım göstərir. Bir ticarət müəssisəsinin sənəd dövriyyəsində vaxtında birləşməni həyata keçirmək aşağıdakıları nəzərdə tutur:

1. Birbaşa sənədli formalar çərçivəsində müvafiq nomenklatura yaradılır.
2. Bir sənəd sisteminin qurulması üçün ümumi model bir model şəklində alınmışdır.
3. Sənədlərin sintaktik quruluş qaydalarına xüsusi diqqət yetirilir.

Bunun əvvəli, birincil sənədlərin standartlaşdırma və standartlaşdırma yaradılması, doldurulması, emalı və qənaətinin bütün mərhələlərində materiallara olan bütün tələbləri nəzərə alaraq baş vermişdir. Bir şəxsin psixofizioloji imkanları və maşın-texniki qurğuların parametrləri nəzərə alınmışdır.

Standartların yaradılması xüsusiyyətləri

Qeyd etmək lazımdır ki, birləşmə prosesinin nəticəsi ən çox istifadə edilən şablonların bir hüquqi forma ilə azalmasıdır. Xidmətlər, məhsullar və iş üçün hazırlanan standartlar federal qanunvericilik səviyyəsində öz şərhlərinə malikdir. Bu halda "sənədlərin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması" konsepsiyası dövlət fəaliyyətindən könüllü şəkildə təkrar tətbiq üçün norma və xüsusiyyətlərin təyin edilməsi ilə müəyyən edilir.

Standartların yaradılması məsələsi istehsal sahəsindəki məhsuldarlıq və məhsulların, xidmətlərin və ya işlərin rəqabət qabiliyyətinin artırılmasıdır. Xarici ticarət sənədlərinin standartlaşdırılması və birləşdirilməsi də informasiya və texniki uyğunluq əldə edilməsinə yönəldilmişdir.

Xarici ticarət sənədlərinin birləşdirilməsi ilə bağlı problemlər

Bundan əlavə, "standart" termini yalnız bir normativ məzmunu sənəd demək deyil. Qanunda aydın şəkildə könüllü olaraq qeyri-məcburi tətbiq mexanizmi müəyyənləşdirilir. Dövlət standartları tez bir zamanda milli şəxslər tərəfindən əvəz edilmişdir. Kardinal dəyişikliklər tətbiq edildikdən sonra yalnız xarici ticarət sənədlərinin standartlaşdırma və birləşməsinin problemləri eyni qaldı.

İxrac edilmiş məhsullar üçün müşayiət olunan sənədlərin tərtib edilməsi prosesini tənzimləyən dövlət standartları məsələsi bu günə qədər kəskinləşir. 01.07.2003-cü il tarixli "Texniki Tənzimləmə haqqında" federal qanunun qəbul etdiyi vahid sistemə əsasən, orada təqdim olunmuş müddəalar sənədlərin idarə olunması üçün vahid tələblərə tam cavab vermir, lakin bu gün çox sayda istifadə edilməyə davam edir.

Birləşmə və standartlaşdırma prosesində Dövlət Standartının rolu

Sənədlərin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması - Rusiya Dövlət Standartının yolu. Texniki, iqtisadi, sosial sahədəki hər hansı bir bütün Rusiya təsnifatı dövlət qeydiyyatı keçdikdən dərhal sonra hüquqi qüvvəyə sahibdir. Ayrı-ayrı aktlara daxil edilmiş bütün tələblərin yerinə yetirilməsinə nəzarət Rusiya Dövlət Standartı və müəyyən səlahiyyətlər daxilində dövlət tərəfindən səlahiyyətli digər orqanlar tərəfindən həyata keçirilir.

Sənədlərin standartlaşdırılmasının və standartlaşdırılmasının əsas istiqamətləri vahid nümunələrin, şablonların, formaların yaradılmasıdır. Bunlar sənədlərin hazırlanmasında tələb olunan standartlar, müəyyən mal növləri və standart sənədlər üçün standartlar ola bilər. Sonuncu qurulmuş vahid qaydalara və tələblərə uyğun olaraq yaradılmış materialların bir sistemidir. Birləşdirilmiş sənədləşmə sistemi, bir qayda olaraq, xüsusi təsir sahəsindəki idarəetmə funksiyalarını həyata keçirmək üçün lazım olan məlumatları ehtiva edir.

Rusiyada əsas vahid və standartlaşdırılmış sistemlər

Bu günə qədər vahid sistemlər arasında:

• Təşkilati və inzibati xarakterli sənədlərin strukturu;
• Bankçılıq müəssisəsində iş akışını nəzarət edən bir sistem;
• Mühasibat sənədlərinin vahidləşdirilməsi və standartlaşdırılması, həmçinin dövlət sektorunda uçot və maliyyə uçotunun aparılması;
• Statistika sənədlərinin sahəsi;
• Əmək məsələlərini tənzimləyən sənədləşmə sistemi;
• Xarici ticarət üçün vahid sənədlər.

Buna görə, yuxarıda göstərilən sistemlərdən hər biri müəyyən bir fəaliyyət sahəsində fəaliyyət göstərən mərkəzi orqanlar tərəfindən hazırlanmış öz dövlət standartları ilə müşayiət olunur. Məsələn, Rusiya Maliyyə Nazirliyi mühasibat uçotu və bank sənədləri üçün formalar yaratmaqdan məsuldur. Öz növbəsində Rosarhiv təşkilati və inzibati sənədlərin şablonlarını müəyyənləşdirir. Eyni orqanlar sənədlərin rekvizitlərini təsdiqləyirlər . Onların birləşməsi və standartlaşdırılması müəyyən bir sənayedə istifadə üçün formaların yaradılmasını nəzərdə tutur.

Standartlaşdırma prosesində sənədlərin rekvizitləri və formaları

Sənədin zəruriliyi onun məcburi elementi hesab olunur, buna görə də rəsmi qeydiyyat prosedurunu, materialın qeydiyyatı aparmaq mümkün deyildir. Rekvizitlərə imza, möhür, möhür, tarix, mətn və s. Daxildir. Təbii ki, hər bir rəsmi sənəd üçün ayrı bir rekvizit dəsti istifadə olunur. Eyni zamanda, sistemlərin hər birində birləşmə sistemlərdən biri üçün nümunəvi sənədlər forması yaratmaqla həyata keçirilir. Buna əsaslanaraq müəyyən bir verilənlər bazasına daxil olan bütün sənədlərin ən uyğun şərtləri hazırlanır.

Artıq qeyd olunduğu forma sənədin şablon formasıdır. Sənədin hazırlanmış tətbiqi sahəsində tərtib edilməsi bu formatı onun formatını, sahələrin ölçüsünü və indentlərini, struktur şəbəkəsinin yaradılması və əsas şərtləri nəzərə alır.

Təşkilati və inzibati sənədlərin birləşdirilməsi və standartlaşdırılması hər hansı təşkilatın, müəssisənin, sənaye və istehsal müəssisəsinin fəaliyyətində formaların sadələşdirilmiş istifadəsini asanlaşdırır. Təşkilati və inzibati sənədlərin birləşdirilməsi və standartlaşdırılmasının tətbiqini tənzimləyən GOSTlər aşağıdakılara müraciət edirlər:

• Sərəncamlar;
• Sifarişlər və sifarişlər;
• Çözümler;
• Protokollar;
• Hərəkətlər;
• Məktublar.

Məktublar inzibati və təşkilati məsələlərin, o cümlədən qərarlar qəbul edir. İdarəetmə, koordinasiya və fəaliyyət göstərilməsi:

• Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının dövlət orqanları (subyektlərin siyahısı avtonom regionları və respublikaları əhatə edir, onun qanunvericiliyi ruslarla birlikdə, milli dil qurur);
• Sahibkarlıq və təşkilati-hüquqi fəaliyyət növlərindən asılı olmayaraq müəssisələr və birliklər.

GOST yalnız rekvizitlərin tərkibini deyil, onların qeydiyyatı tələblərini, eləcə də Rusiya Federasiyasının Dövlət Dövlət emblemi və subyektlərin silahları ilə formaların hazırlanması, uçotu, tətbiqi və qənaətini müəyyənləşdirir. GOST proqramı rekvizitlərin rekvizitləri.