Sənədlərin müəssisədə necə qeydiyyata alınması lazımdır?

Sənədlərin qeydiyyatı nədir və təşkilat nə lazımdır? Bu suala cavab verək: birincisi - "nə", sonra da - "nə üçün".

Beləliklə, bu proses sənəd qəbulu və ya qəbul edilməsi faktı ilə bağlıdır. Bununla yanaşı, xüsusi bir indeks təşkilat tərəfindən yaradılan və ya alınan kağız üzərində birbaşa yerləşdirilir. Amma bu yalnız yarım prosedur. İkinci hissə - xüsusi qeydiyyat forması ilə "yeni gələn" haqqında müvafiq məlumatların təqdim edilməsi. İndeks adətən bir neçə hissədən ibarətdir. Birincisi, bu seriya nömrəsidır. İfaçıların göstəriciləri , işlərin nomenklaturası , alıcıların təsnifatı və sairə ilə əlavə edilə bilər. Komponentlər müxtəlif ardıcıllıqla təşkil edilə bilər. Birincisi, nümunə ola bilər, sonra nomenklatura indeks və istifadə edilən təsnifat ən sonda göstərilə bilər. Lakin tərs ardıcıllığı mümkündür. Yeri gəlmişkən, məktub kombinasiyalarını ehtiva edən xüsusi nömrələrin təyin edilməsi təsis sənədlərinin qeydiyyatı ilə xarakterizə olunur .

Qeyd etmək lazımdır ki, müəssisədə və ya şirkətdə sənədlərin qlobal qeydiyyatı aparılmalıdır. Yəni gələn və gedən bütün iş sənədləri qeyd olunmalıdır.

Bundan əlavə, təşkilatın sənədlərinin qeydiyyatı aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

• Subay - hər hansı bir gələn və ya yaradılmış sənədlər yalnız bir dəfə qeyd olunur. Daxili sifarişlərdən danışırıqsa, şöbədən departamentə qədər başlanğıcda təyin olunan sayını (indeks) ilə səyahət edirlər. Bu qayda rəsmi yazışmalar və ağır bossların əmrləri üçün eyni dərəcədə doğrudur.
• Zamanlılıq - buradan xaricdən alınmış qiymətli kağızların qeydiyyatı alındıqda yerinə yetirilir. Daxili sərəncamlar, təlimatlar və ya sifarişlər barədə danışmaq olarsa, məsuliyyətli işçilər tərəfindən imzalamaq halında (maksimum - növbəti gün) müəyyən edilə bilər.
• Ayrılma - iş sənədlərinin hər növü üçün şəxsi fiksasiya (daxilolma, gedən, sifarişlər, qeydlər, iclas protokolları, sifarişlər və s.).
• Uniformity - mühasibat həmişə eyni qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir. Bu halda qeydiyyat forması əhəmiyyətsizdir.
• Məqsədin tamlığı - qeydiyyat formasına daxil etdiyiniz zaman maksimum məlumatı göstərməlisiniz. Xüsusən hər hansı sənədlərin məzmunu baxımından.

Bundan əlavə, şirkətdə bütün sənədlərin qeydiyyatı bir il ərzində (təqvim) keçirilməlidir.

Və indi sualına cavab vermək vaxtı gəldi: "Nə üçün?" Təşkilatlarda istifadə olunan sənədlərin qeydiyyatı müxtəlif vəzifələri həll etməyə imkan verir. Ən parlaq nümunə baxaq. Təqvim ili sonunda seriya nömrələrini götürmək və təhlil etmək, sonra sənəd axınının artımını izləyə bilərik. Bu məlumat kotibi əmək haqqını artırmaq üçün qanuni tələblərə səbəb ola bilər (alternativ kimi - katibliyin işçi heyətinin sayını artırmaq).